El archivo es importante para la administración ya que permite toma de decisiones y Fuentes de historia.
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000).
Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.
Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.
PDG-programa de gestión documental
Se compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.
Se basa en la adopción de tablas de retención documental, seguimiento, identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus flujos de información.
Proceso de producción de documentos:
1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.
2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.
Proceso de recepción:
1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.
2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.
Proceso de distribución:
1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.
2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.
3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.
Proceso de tramite:
1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.
2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.
Proceso de organización:
1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries de documentos.
2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.
3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.
Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.
Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.
CLASES DE DOCUMENTOS
-Sustantivos: se derivan de las funciones específicas de la entidad.
-Facilitativos: Son documentos comunes a todas las instituciones.
Ciclo vital de los documentos
Primera edad: planificación
Segunda edad: vigencia
Tercera edad: fase permanente
VALORACION
Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo.
Primarios
-administrativo
-Legal
-Fiscal
-contable
-Técnico
secundarios:
-historia
-cultura
-ciencia
-investigacion
Podemos llevar el manejo de nuestros archivos mediante:
Cuadro de clasificacion documental
Registro en el formato de inventario
